• אירית גארין

איך בוחרים מנהלת משרד במיקור חוץ?

כמו פטריות אחרי הגשם, כך צצו להן מנהלות משרד במיקור חוץ לעסקים. אין ספק שזה מקצוע שהולך וצובר תאוצה, במיוחד בתקופה הזו, שבה עסקים רבים עוברים לעבוד מרחוק, ומבינים שמה שהם חשבו שהם מסוגלים לעשות לבד - מעמיס עליהם ולא משאיר להם זמן ופנאי כלל.

אאוטסורסינג זה לגמרי חלק מהעידן החדש. קורסים וסדנאות בתחומים שלנו מלמדים אותנו וממליצים לנו שמה שאנחנו לא חייבים לעשות בעצמנו - כדאי שנעביר למישהו אחר. האצלת סמכויות, להיות מנהל ולא מנוהל, וכל זה.

אז איך לוודא שאתם לא אוכלים "פטרייה מקולקלת" או במילים אחרות - איך לבחור מנהלת משרד שמתאימה לך?


1. הגדרת התפקיד - מה חשוב לך שמנהלת המשרד תעשה עבורך? אילו משימות אפשר להעביר לה? איזה משימות ירגישו לך נוח לשחרר ואילו משימות פחות? ובעצם השאלה היא - איך תגדיר את הצלחת מנהלת המשרד שלך? ההגדרה הזו שונה מאוד בין עסק לעסק. יש עסקים שמוכנים להעביר את הפיננסים באופן מידי ויש עסקים שדווקא מעדיפים להתחיל עם שליחת הצעות מחיר או תיאום פגישות. האם מנהלת המשרד שאיתה אתה רוצה להתקשר עונה על הציפיות האלו? האם יש לה ניסיון בתחומים המבוקשים?

2. כמות שעות - תבינו כמה שעות אתם צריכים. אני תמיד ממליצה לקחת שבוע טיפוסי שלכם, ולבצע מדידת זמנים לכל משימה ומשימה. לצורך הדוגמה: מדדו כמה זמן לוקח להכין ולשלוח הצעת מחיר בודדת, הכפילו בכמות הממוצעת של הצעות המחיר הנשלחות בחודש טיפוסי, ומכאן תוכלו להסיק כמה זמן מושקע בשליחת הצעות מחיר בחודש. ניתן למדוד ככה כמעט כל פעולה שאתם עושים. תופתעו לגלות כמה זמן "בורח" לנו על דברים לא מאוד חשובים. בדקו עם מנהלת המשרד המיועדת - האם יש לה מספיק זמן כדי לעמוד בכמות השעות הנדרשת לכם.

3. מיפוי תהליכי העסק - תמפו אילו תהליכים פחות עובדים בעסק. האם הפיננסים, אולי שירות הלקוחות? איפה אתם מפספסים? מה "הטעויות" שלכם בעסק? לאחר מכן תחליטו איך מנהלת האדמיניסטרציה יכולה לעזור לפתור את הבעיות הללו. האם היא יכולה לבנות תהליך מסודר יותר ממה שקיים כיום? האם היא יכולה להיות אבן דרך משמעותית בשיפור תהליכי העבודה שעובדים פחות יעיל? בקשו לראות דוגמאות של תהליכי עבודה שמנהלת המשרד המיועדת בנתה ללקוחותיה.

4. מחיר - כמה אתם מוכנים לשלם עבור השירות? תגדירו לעצמכם תקציב, כמה כסף אתם מוכנים להשקיע? כמה זמן יתפנה לכם כתוצאה מזה? מה אתם יכולים לעשות עם הזמן שהתפנה וכמה כסף אתם יכולים להכניס בזמן הזה? מנהלת משרד היא לא הוצאה - זה השקעה בכם ובזמן שלכם. בררו מול מנהלת המשרד המיועדת מה אפשרויות המחירים שלה.

5. תמורה - מה תקבלו בתמורה למחיר ששילמתם? תתאמו ציפיות מול מנהלת המשרד שלכם ביחס להכל! החל מזמינות ושעות עבודה, דרך התקשרות איתכם בשוטף, תשלומים וכו'. אל תשאירו פינות פתוחות זכרו שמנהלת משרד טובה תרצה בהצלחה שלכם.

ואם החלטתם שהגיע הזמן שלכם לגייס מנהלת משרד - אני זמינה לכם במרחק שיחת טלפון.

#מהלתמשרד #ניהולמשרד #אדמיניסטרציה #מיקורחוץ #אאוטסורס

2 צפיות0 תגובות