אתמול עלה פוסט בקבוצת פייסבוק כלשהי שאני חברה בה של מישהי שגייסה עוזרת אישית אבל לא יודעת איך לעבוד איתה בצורה נכונה. היא ניסתה להבין כיצד ניתן לבנות תהליכים, נהלים ודרכי התקשרות יעילים כדי להיות עם אצבע על הדופק מבחינת ניהול מטלות ומשימות, עדכון סטטוס וניהול המשימות. האם עובדים עם קבצים משותפים, אתר או אפליקציה כלשהי המיועדים לעניין.
אז איך עובדים מרחוק עם מנהלת משרד/עוזרת אישית?
נתחיל בזה שיש הרבה מאוד דרכים לעבוד בשיתוף ומרחוק. כל עוזרת אישית עם ההעדפות שלה, ולכל לקוח ההעדפות שלו לעבודה המשותפת.
הדרך הראשונה היא לוח משימות במערכת לניהול משימות. אנחנו עובדים עם Asana, אבל יש גם את טרלו, מאנדיי ועוד רבות וטובות.. אפשר לתת ללקוח גישה ללוח המשימות שלו וכך הוא יוכל להזין משימות חדשות, לעקוב אחר התקדמות המשימות השונות וגם לדעת מתי המשימות הושלמו. אפשר גם להגדיר קבלה של התראות במייל על כל משימה שנערכה או הושלמה. למי זה מתאים? אנשים שאוהבים צ'ק ליסטים, שלא פוחדים מטכנולוגיה וממערכות לניהול משימות ולא מפריע להם להתחבר וללמוד תוכנה נוספת.
הדרך השנייה היא עבודה דרך המייל/הווטסאפ. כל התקשורת עם הלקוח מתנהלת דרך הווטסאפ/מייל. למי זה מתאים? מדובר בדרך כלל באנשים פחות טכנולוגיים, שלא מעוניינים להכניס לחייהם תוכנה נוספת או כאלה שנמצאים הרבה דרכים ואינם זמינים באופן תדיר מול מחשב. איתם כדאי להתנהל באמצעות קבוצת ווטסאפ משותפת, שבה הם יוכלו לקבל עדכונים על המשימות שלהם וגם יעודכנו כאשר המשימות שלהם מסתיימות.
דרך נוספת היא לעבוד באמצעות גוגל שיטס משותף שבו נזין את כל המשימות ונגדיר מי אחראי לבצע ומה יהיה תאריך הביצוע. בעיניי פחות נח אבל כמובן גם אופציה.
אין דרך אחת נכונה. כל הדרכים נכונות!
אם אתם מתלבטים וחושבים לקחת עוזרת אישית, תגדירו לעצמכם איך נח *לכם* לעבוד. אם זה לא יהיה נח לכם - זה פשוט לא יעבוד. #ניהולמשימות #ניהולפרויקטים #עוזרתאישית #מנהלתמשרד
